Compras

Como ejemplo de la introducción manual de asientos vamos a contabilizar la compra y el pago de un monitor Philips de 43", según la factura adjunta.

Comenzaremos por crear un nuevo asiento, en Contabilidad | Asientos, pulsando el botón Nuevo (). Seleccionaremos la fecha 12 de enero y, como Concepto, pondremos Compra monitor Philips con FRA N: XX102031. La primera línea o apunte contable también llamado partida, será la del monitor. Podríamos utilizar la cuenta genérica 217.0, pero como queremos llevar el control de su amortización, le crearemos una subcuenta propia (217.3; Monitor Philips, 527,61 €), recuerde que debe ir a la pestaña Cuentas (Contabilidad | Cuentas contables) para abrir la cuenta 217 bajo la cual añadir una subcuenta nueva ().

En la segunda partida del asiento pondremos el IVA soportado (472.0; 110,80 €). Una vez finalizado este apunte, para que se recojan de forma correcta los datos de IVA de la factura, es necesario hacer clic en el icono con tres puntos suspensivos que hay al final de la línea y aparecerá una ventana que solicita el tipo impositivo de IVA (21% en nuestro caso), el recargo (0), la base imponible de la operación (527,61€), el CIF (B-13346648) y el documento (introduciremos el número de la factura XX102031). De esta forma, estos datos se tendrán en cuenta para las declaraciones fiscales que veremos más adelante.

En la tercera partida introduciremos la deuda con el proveedor (523.0; 638,41 €) (523 por ser un proveedor de inmovilizado a corto plazo). Para guardar el asiento es necesario introducir un concepto en cada línea, pero al introducir el del asiento, éste se copia a todas las nuevas líneas. De todas formas, puede modificarse en ellas.

Este asiento no sigue las políticas habituales de las empresas ya que no usa subcuentas diferenciadas para el tipo de IVA ni para el proveedor de hardware. Lo hemos realizado sólo para efectos docentes y después veremos cómo arreglarlo todo.

En resumen, habría que dar de alta el siguiente asiento:

El 12 de febrero crearemos el asiento de pago, cuando hagamos las transferencia, con el Concepto y Descripción de cada partida Pago monitor Philips. Las líneas serán:

Si después de guardar este segundo asiento pulsamos el botón Todos, podremos ver los tres asientos que hemos creado (incluyendo el de apertura).

Como ejercicio de contabilidad no está mal, pero para gestionar de una manera más eficaz la información, debemos guardar de otra forma una serie de datos necesarios para su correcto funcionamiento:

1. No sabemos cuál es el tipo del IVA que hemos pagado: si mezclamos todos los tipos de IVA en una única cuenta (472.0) tendremos que llevar por otra parte un registro de IVA pagado por cada tipo, para poder hacer la declaración trimestral (modelo 303, pdf) y anual (modelo 390, pdf).
2. Si miramos el mayor de acreedores (Contabilidad | Cuentas, pestaña Subcuentas, buscar 523 y seleccionar la 523.0), vemos que ya hemos pagado todo lo que debíamos a los proveedores de inmovilizado a corto plazo, pero si tuviésemos mezcladas todas las deudas y pagos con todos los acreedores en la misma subcuenta, ya no sabríamos cuánto debemos a cada uno.
3. A final de año no sabremos si hemos comprado a este proveedor más de 3.005,06 € (500.000 Ptas), por lo que tendremos que guardar un registro extracontable de movimientos con cada proveedor para poder presentar el modelo 347.

Para solucionar el primer problema, lo primero sería crear distintas subcuentas de IVA, de forma que siempre tengamos disponible la información de qué tipo de IVA hemos pagado. A continuación, para los subsanar inconvenientes señalados, se nos presentan tres opciones lógicas:

• Borrar el asiento realizado y crearlo de nuevo.
• Editar el asiento para modificarlo.
• Crear un nuevo asiento para ajustar los valores entre las subcuentas.

Lo correcto es la tercera opción, ya que en el artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria se determina que los procesos contables «garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos». Apoyándose en esta coletilla final, la aplicación permite borrar y editar dejando internamente constancia de todos los cambios realizados en los asientos, aun así es más transparente, de cara a una posible inspección fiscal, no borrar ni editar asientos.

No obstante, para aprender todas estas opciones, podemos editar el asiento 2, cambiando la subcuenta 472.0 por la 472.21. En realidad, no es posible modificar la subcuenta de una partida de un asiento; en su lugar habrá que crear una línea nueva, con la nueva subcuenta, y eliminar la anterior. Tras guardar el cambio, si miramos los mayores de ambas subcuentas, veremos que ya se habrán actualizado.

Para solucionar la asignación de una subcuenta específica del proveedor, podemos crear una subcuenta para cada proveedor (y para cada acreedor y cliente), como ya hicimos con el asiento de apertura. Por ello crearemos la subcuenta 523.1, ParaTuPC, y cambiaremos en los asientos 2 y 3 la subcuenta 523.0 por la 523.1. Por tanto, los dos cambios a realizar serían los siguientes:

Lo más correcto habría sido no editar ni borrar, para volver a hacerlos, los asientos anteriores, simplemente bastaba con crear un nuevo asiento para reasignar los valores de esas dos subcuentas en ambos asientos (compra y pago), usando una partida para reclasificar la compra y otra para el pago y así dejar constancia de la subsanación del error:

Cuando vayamos a rellenar el modelos 347 podríamos consultar el informe del Balance de sumas y saldos, en Informes | Informes contables, en la pestaña Sumas y saldos. Aquí añadiremos un informe con el nombre Completo y pulsaremos el botón Guardar, pulsando luego sobre Imprimir. Esto nos dará un fichero pdf en el que podremos buscar las subcuentas 400.X (o 523.X), comprobando las sumas del debe (para ver si son superiores a los 3.005,06) y las del saldo (para saber si hemos pagado todo o les debemos algo). Sin embargo, en el caso de que tengamos datos en el asiento de apertura, como con Abanícate, AlyBebidas y AlMayor, este sistema requiere filtrar por fechas y que no haya otros asientos el mismo día o no nos valdrá para el modelo 347 por contener importes correspondientes a ejercicios anteriores. Otra posibilidad es ver el Mayor de la cuenta contable, en Contabilidad | Cuentas contables, buscando la subcuenta 523.1. En su ventana podremos ver el saldo, la suma del debe y del haber, y los apuntes de la cuenta; también podremos imprimirlo en un fichero XLS y abrirlo en hoja de cálculo. Aquí tendremos toda la información necesaria para el 347 (sumando los debes sin tener en cuenta el asiento de apertura). El mismo proceso habría que hacer para las cuentas 4000, 410... 

Seleccionamos las cuentas 472 y 477 también podremos obtener los datos del IVA del trimestre (sumando los apuntes correspondientes o filtrando por fechas). De esta forma podemos obtener la información de un programa de Contabilidad, pero esperamos que un ERP nos facilite más el trabajo, por medio de la facturación. Veamos cómo lo hace FacturaScripts.