Albaranes

Hemos visto que al introducir una factura automáticamente se ajustan los stock y los precios de los artículos implicados, además de generarse el asiento correspondiente. Sin embargo, normalmente las facturas no se entregan junto con la mercancía, sino que, si se trabaja con un proveedor habitual, se entregan a final de mes, incluyendo todos los artículos entregados durante el mismo en una única factura. Esto puede variar en cada empresa, ya que habrá algunas que sólo nos facturen los entregados antes de determinada fecha, y otras que nos entreguen facturas separadas para cada albarán

El documento que se entrega junto con la mercancía es un albarán, que indica la entrega de mercancías. En algunos casos se entregan dos copias, quedándose el transportista con una de ellas firmada por nosotros, y en otros el transportista sólo nos entregará un documento (con información acerca del origen/destino de la mercancía, número de expedición, código de la remesa, etc.) como prueba de la entrega, quedando el albarán incluido junto con la mercancía recibida. El precio de los productos entregados puede venir especificado o no, ya que lo único necesario es el número de unidades de cada producto. Que conste o no el precio en el albarán dependerá de la existencia de un pedido registrado con anterioridad. En el caso de que sí se haya registrado un pedido anterior, el precio de las mercancías constará en el mismo, no siendo necesario que vuelva a incorporarse dicha información en el albarán. Si no se hubiera emitido un pedido previo correspondiente a esta mercancía, el propio albarán debe reflejar el precio de venta de los artículos. También es posible que, si las relaciones son habituales (por ejemplo, podemos llegar a un acuerdo en el abastecimiento de la mercancía donde ya conste su precio, o el proveedor nos ha podido remitir a principios de año el catálogo de productos y precios vigentes), el precio venga recogido en una factura posterior.

El documento albarán, por tanto, indica que se nos está haciendo entrega de la mercancía. Aunque son operaciones que podrían no quedar registradas en el programa de facturación, en el momento de recepción de la mercancía se debe comprobar que los artículos recibidos se corresponden, tanto las referencias como el número de unidades anotadas, con los que se indican en el documento. Además, antes de registrar el albarán, se deberá verificar si las unidades recibidas están en buen estado. En caso de deterioro de algunas de ellas, la mercancía afectada se debería retirar a un espacio diferenciado en el almacén destinado para su colocación. Con posterioridad se debe comunicar al proveedor dicha circunstancia y, conforme a lo acordado, se procederá a la devolución de mercancía y registro de documentos correspondientes. Más adelante se tratará el tema de registro de devoluciones de mercancías.  

Para continuar con nuestra práctica, vamos a procesar el albarán recibido con la mercancía de Abanícate, en Compras | Albaranes, para lo que tendremos que dar de alta el nuevo producto ABANICOF, con precio de venta + impuestos de 6 €, y con las subcuentas de compra 6000000004 y ventas 7000000004.

Tras introducir la fecha, el número del albarán, los artículos y sus cantidades, sin modificar los precios, pulsaremos el botón Guardar.

Tras esto podremos ver en la ventana del artículo ABANICOF que su stock ha aumentado a 150 unidades. Como el precio de los productos eran los que teníamos guardados (ninguno en este caso), no han sufrido modificación. Por otra parte, en Contabilidad | Asientos veremos que no se ha creado ningún asiento contable, ya que éste se hará cuando se registre la factura.

Si vemos el albarán recién creado, veremos que está como Abierto. Si el día 31 de enero recibimos la factura correspondiente a ese albarán, ya con los precios, cambiaremos éstos en el albarán, con los ahora ya conocidos.

Tras Guardar las modificaciones, seleccionaremos en el botón Abierto la opción Facturar, lo que nos generará la nueva factura del proveedor, pasando el estado del albarán a "Facturar" y no editable.

(menú botón estado de albarán)

No se olvide de guardar, en la pestaña Archivos, el albarán recibido.

Podremos pulsar ahora sobre el botón con el código de la factura generada (), pasando a la ventana de esta factura, que mostrará los datos del albarán. Aquí cambiaremos la fecha a 31 de enero y el Núm. Proveedor a 196, que es el número del proveedor de la factura recibida, y guardaremos los cambios. Tras esto, guardaremos la factura en la pestaña de Archivos.

Si pasamos a la ventana del producto ABANICOF, veremos que esta factura no ha aumentado el stock del mismo, ya que eso se hizo con el albarán. Si miramos en la pestaña de precios, veremos que el de coste ya indica 3 €, y en la de proveedores veremos que Abanícate nos lo sirve a 3 €. En Contabilidad | Asientos veremos que la factura sí ha generado el asiento correspondiente.

Dado que estamos introduciendo las facturas y los asientos en fechas posteriores a las de su ejecución, es posible que los asientos no queden correctamente numerados. Para corregirlo hay que pulsar sobre el botón Renumerar (), indicando luego el ejercicio a renumerar. Tras esto la numeración de los asientos seguirá el mismo orden que su fecha.